Как все успевать?

Есть жёсткая структура: на неделю выделены определённые дни и определённые часы под конкретных клиентов. С разными клиентами уходит разное количество времени — с кем-то это два часа в неделю, с кем-то пять, а с кем-то условно три часа в день. Структура зарегламентирована.

Для новых клиентов закладываю больше часов в неделю. А для постоянных, где уже работает моя команда и я только мониторю основные показатели, часов нужно меньше.

Планирование делаю понедельно.

В воскресенье в ужасе смотрю на календарь и думаю: а что из этого можно решить асинхронно, текстом, и вообще что из этих встреч ещё актуально.

Главные тайм-киллеры — конечно, большие встречи, где нужно держать лицо и слушать. Они обычно самые размытые, и я прямо планирую в параллель какое-то простое действие на это же время: почистить почту, проверить подписки, поотвечать в рабочих чатах.

Я более-менее поняла, какие часы внутри дня у меня самые эффективные, а какие — самые провальные. Поэтому задачи, которые требуют сесть и подумать, ставлю именно на эффективные. Но это когда нет дедлайна. Когда дедлайн — просто сношу всё в календаре, обкладываюсь кофе и работаю без остановки.

У этого есть немаленькая цена: неделя в таком режиме стоит потом минимум недели в состоянии минимальной эмоциональной нагрузки. Именно эмоциональной — где минимум встреч.

У меня всё настроено максимально гибко. Есть планирование на год, на месяц, на неделю, но жёстких дней под роли нет. Иногда я понимаю, что какая-то из ролей займёт всё моё время — например, в командировках у меня в основном выступления и преподавание, и всё остальное я деприоритизирую.

Возвращаюсь — и на первый план выходят другие роли: встречи, свои проекты. А в полёте, когда на дорогу уходит по десять часов, я очень часто пишу книгу. Так что мой день складывается из гибких блоков.

У меня не совсем традиционный случай: я не перманентно соединяю корпорацию с чем-то ещё, всё более гибко. Основную часть времени и приоритет занимает главная деятельность — закупки в корпорации. Для меня это тоже выбор: я пока выбираю, что корпорация приоритетна.

Нет такого, что каждый день пишу пост в канал или ещё что-то — я смотрю по своей нагрузке. Вижу, что в четверг встреч не так много, и выделяю какое-то количество часов на сайд-проекты. Сейчас это канал и личный сайт, раньше был груминг-салон.

Много времени уходит и вне рабочего времени: мы сейчас обсуждаем с партнёром создание международного комьюнити, и все наши встречи проходят по воскресеньям — прям полдня выделяем на синк. Так что жёсткой структуры вроде «15% рабочего времени ежедневно под свои задачи» у меня нет.

Моё основное правило — я всё сразу выгружаю в календарь. Он набит встречами и проектами вплоть до декабря, есть даже дела на 2027. У меня привычка мыслить наперёд и проектно: если хочу чего-то добиться, разбиваю это на этапы, заранее закидываю каждый в календарь — и больше не держу в голове.

Много ресурса занимают ответы на сообщения, поэтому я жёстко выделяю себе ежедневные слоты только на переписку. Есть среда — целый день только на канал: ухожу в коворкинг, пишу тексты, верстаю контент-план, занимаюсь продвижением. Отдельно всё, что связано с европейскими проектами: ищу площадку для кемпа, общаюсь с клиентами на португальском или английском.

На свои сайд-проекты времени очень мало — обычно это пара часов вечером несколько раз в неделю: книга или монтаж чего-то не ради охватов, а как творческое высказывание. Такое невозможно вместить в календарь, поэтому иногда просто отдаюсь порыву и работаю до ночи.

Каких-то особых ритуалов переключения у меня нет, переключаюсь достаточно легко. Проблем с этим обычно не испытываю.

Единственное — в собственных проектах между сессиями бывают большие перерывы, и тогда я, конечно, немного забываю, что происходило. Приходится возвращаться и отматывать время назад.

Тут очень сильно помогают AI-агенты. Все встречи я стараюсь записывать, прогонять через AI-инструменты и логировать, поэтому могу легко вернуться к записям и итогам встреч и посмотреть их. Практически всё я делаю с помощью агентов: они помогают и с планированием, и с хранением всех встреч в одном месте. В Claude у меня заведены папки под разные проекты — там хранится вся история. В этом плане очень удобно.

Внутри дня роли забирают время очень гибко. Я со своим СДВГ плохо планирую время, поэтому это скорее несколько периодов гиперфокуса, а не жёсткое расписание в стиле «эта долька для ежа, эта долька для чижа». Обычно выглядит так: запланировано два часа на кусок работы, но поймался гиперфокус — и за пять часов я делаю то, что собиралась растянуть на неделю.

Само переключение даётся по-разному. Если проект неинтересный, буду переключаться на него с большим трудом. А если несколько проектов с разными ролями и все живенькие — переключаюсь легко.

В загруженные дни бывает непросто, когда между разными контекстами нет даже пяти минут. Поэтому я стараюсь оставлять между встречами 10–15 минут, чтобы переключиться: выпить чашку чая, подышать, посмотреть за горизонт, перевести сознание из ментальных процессов в тело.

Короткие медитации и заземление протягивают для меня нить спокойствия. Пяти-десяти минут достаточно — и я готова вовлекаться в другую историю. Само переключение даётся легко. Тяжело бывает после очень плотного дня в целом, когда когнитивная загрузка интенсивная.

Тяжело не даётся вообще, мне комфортен мультитаскинг. Наоборот, некомфортно, когда у меня только одна задача. Могу провести созвон по работе, а потом сесть изучать рынок недвижимости в Москве, я сейчас планирую продать квартиру. Посидела, поизучала до следующего рабочего звонка.

У меня нет проблем с переключением. Даже на встречах, где я не лидирую, а просто присутствую, слушаю и отвечаю на вопросы, я могу параллельно писать имейл по своему сайд-проекту или отвечать в телеграме на запросы. Для меня мультитаскинг это натурально.

Мне помогает жёсткий тайминг. Например, в первой половине дня у ребёнка садик — значит, в первой половине дня я работаю и выбираю, над чем именно сегодня. Ещё у меня есть предоплаченные занятия с тренером два раза в неделю, вокруг них тоже строится рутина: этот день я посвятила тренировке, потом поработала. А после четырёх, когда садик заканчивается, я фуллтайм мама, и здесь без компромиссов — стараюсь лишний раз не отвечать по работе. Если ничего срочного, я не ухожу в телефон или компьютер при дочери и стараюсь проводить с ней время полноценно. Она и так в садике довольно долго, и мне хочется уделить ей внимание.

Иерархия есть. Определяю её для себя я сама, но она достаточно простая: у кого больше контракт, кто больше платит — тот и получает больше приоритета.

Поэтому мой личный проект всегда остаётся где-то позади: там денег нет, и приоритет у него всегда пониженный. Если приходят денежные клиенты, свои личные проекты приходится откладывать. К сожалению, пока это так.

Дедлайны сталкиваются постоянно, приходится жонглировать. Рецепта у меня тут правда нет, кроме «побегать, поорать, а потом сесть и сделать».

У ролей иерархии нет, а вот у проектов есть. Чем интереснее проект и чем сильнее его влияние на мои профессиональные навыки — тем больше у него вес. Бывают проходные мелкаши, которые не влияют ни на что: их стараюсь очень сильно локализовывать по времени.

И ещё: чем больше людей завязано на мои действия, тем выше вероятность, что я буду жёстче себя на этом проекте модерировать и пинать.

Иерархия у ролей есть, но она подвижная: в разные моменты приоритет может отдаваться то одному, то другому. Дедлайны как раз и заставляют меня приоритизировать задачи, поэтому я стараюсь, чтобы они не сталкивались. Если это всё же происходит, разношу задачи по времени и всегда стараюсь, чтобы это минимально задевало других людей.

Постоянной «главной» роли у меня нет. Но там, где нет обязательств перед другими, например в работе над книгой, я позволяю себе долгие отвлечения. Просто для этого должны быть ресурс и время.

Как я уже сказала, корпоративная работа для меня приоритет. Всем остальным я занимаюсь тогда, когда основные рабочие задачи закрыты.

С дедлайнами проще: я устанавливаю их сама — и для себя, и для команды. Я уже научилась адекватно оценивать своё время и стараюсь не накладывать важные события и проекты один на другой. Иногда я осознанно отказываюсь от проектов.

Например, сейчас я в Петербурге, и впервые за 13 лет решила не проводить фестиваль, т.к. понимаю, что меня не хватит одновременно на продажу квартиры, на качественное время с семьёй и на фестиваль, который отнимет большую часть времени.

Сама руками всегда делаю стратегию и набор команды.

Если приходит проект, у которого команды нет и нужно что-то делать руками, я сначала нахожу эти руки, а потом делегирую им операционные задачи. Всю операционку, связанную с повторяющимися задачами, отдаю.

А стратегия, взаимодействие с фаундерами и отчётность — это всё я делаю сама.

Делегирую либо то, что не успеваю, либо те части, где я точно знаю, что залипну или сделаю не очень хорошо.

Вообще стараюсь, чтобы там, где я точно провалюсь, на мне не сходилось бутылочное горлышко. Ищу того, для кого такая задача — не проблема.

Я очень люблю делегировать и стараюсь передавать всё, что другие люди могут сделать за меня. Себе оставляю креативные задачи и то, что могу сделать только я, например исследовательские задачи. Всё, что уже отработала и превратила в алгоритм, оформляю в конкретную схему и передаю другому человеку.

Пока отвечала на этот вопрос, поняла: больше всего я люблю заниматься творческими задачами и чем-то новым.

У меня такие сайд-проекты, что делегировать особо некому, команды нет. На примере груминг-салона: все коммерческие договорённости я брала на себя, потому что я в этом сильна, проведение переговоров, понимание и расчёт ценности.

А делегировала операционные вещи: съездить сделать смету помещения, отслеживать статус поставок (мы заказывали оборудование в Китае, и оно долго шло). Всё, что не связано с коммерцией и деньгами.

Деньги я всегда веду сама: просчитываю бюджеты, бизнес-планы, езжу на переговоры.

Мне важно не столько делегировать, сколько заручиться поддержкой. Например, я настраиваю таргет в Telegram, и у меня есть таргетолог, с которым мы тестируем гипотезы: созваниваемся, ищем правильные слова, картинки.

Очень важно иметь с кем-то диалог — не столько чтобы кто-то сделал за меня, сколько чтобы мы делали вместе. Я нанимаю людей, чтобы вместе подумать: плачу таргетологу, коучу, театральному драматургу, с которым обсуждаю идею своей пьесы. В общении у меня рождается больше идей — когда есть договорённость с человеком, мне проще выстроить план, чем когда варюсь в собственном соку.

Вот это как раз сложно. Границы между своим проектом и чужими — наверное, самая сложная задача из всех.

Пока принцип приоритизации строится исходя из заработка, мой проект всегда оказывается где-то позади. Занимаюсь я им плотно только когда есть перерыв в проектах, а это бывает не так часто.

Но думаю над тем, как поменять приоритизацию в будущем. Размышляю над этим.

Границ между работой и жизнью у меня нет. Я очень от этого страдаю, но впихнуть себя в рамки рабочего дня не могу: идеи часто приходят в неожиданных местах и вне рабочего времени.

У меня ничего регулярно не ломается. Найм — это мои жёсткие обязательства, и я всегда их выполняю. При этом есть и собственные обязательства, их я тоже стараюсь выполнять. Получается строить день так, чтобы оставалось свободное время на общение с близкими.

Где ломается? Есть склонность уделять меньше времени отдыху: закончив одну работу, я просто переключаюсь на другую деятельность.

Честно говоря, я не очень понимаю, что значит резкая граница между работой и жизнью. Если работой считать только то, за что платят, а активности, которые радуют, работой не считать — не знаю, правильная ли это граница. Для меня работа — это тоже жизнь.

Границы у меня не ломаются. Есть приоритет, есть всё остальное — это правило номер один. Держать их помогает приоритизация и дисциплина. Мне очень комфортно в дисциплине, на 100% фрилансером мне было бы сложно.

Мой день выглядит так: встаю в 7 утра, обязательно зарядка — я не могу начать день без физической встряски. Потом завтрак, потом выхожу выпить кофе. С 9 начинаются звонки: первую половину дня стараюсь отдавать им, потому что они легче даются с утра, а задачи, требующие умственного погружения, оставляю на вторую половину.

Дальше обязательный спорт и обязательные плюшки в течение недели: массаж, ужин с друзьями в классном месте, поездка на океан. Я всегда себя награждаю — не может быть недели, когда я не сделала бы что-то для себя.

Сон тоже важен: стараюсь ложиться до одиннадцати, не трогаю телефон за два часа до сна. С пятницы на субботу высыпаюсь, в субботу иду на долгую йогу, а потом продолжительно завтракаю с друзьями — эта традиция меня якорит. Дисциплина ведь не только про страдание, это просто набор ритуалов. И ритуалы, по-моему, недооценённая возможность.

Границы помогает выстраивать сама жизнь: в ней довольно ограниченное количество времени. Баланс мне помогают соблюдать выбранные приоритеты и налаженная — и, что важно, предоплаченная рутина. Есть сотрудник, с которым мы созваниваемся каждую среду. Есть два раза в неделю португальский и два раза в неделю тренировки. С этого я не сольюсь — это те точки, вокруг которых я выстраиваю остальное.

Например, хочу встретиться с подругой: у меня в 11 тренировка, потом зубной, вечером спектакль. Времени вроде нет — но перед тренировкой мне нужно плотно позавтракать, давай сделаем это вместе. Или гуляю с дочкой и приглашаю кого-то составить нам компанию. А выделить целый вечер просто на вечеринку — это должна быть очень классная вечеринка.

В течение дня я прикидываю, сколько важных задач или проектов сегодня сделано, определяю приоритеты на ближайший день и решаю, стоит ли поменять адженду.

Если какие-то задачи не сделаны, отношусь к этому легко — просто переношу. Иногда бывают дни, когда не сделано вообще ничего рабочего, потому что нужно было заниматься личными моментами. Тогда я знаю, что придётся поработать в выходные.

У меня есть железное правило: никогда не работать по вечерам и ложиться спать вовремя. А в выходные поработать могу — если в течение недели какие-то дни выпали из-за личных приоритетов.

Постоянно вечером смотрю на «а вот это не доделано». Вообще редко бывает, чтобы всё было доделано, потому что плотность большая, и впихнуть в день то, что я обычно запланировала, просто невозможно 😆

Но вот я учусь хотя бы заставлять себя ложиться спать. Хотя бы немножко, даже если остался висяк.

Я люблю, когда дела завершены. Веду календарь задач, пишу списки и очень люблю вычёркивать сделанное — тогда я вижу, что действительно молодец и продвигаюсь вперёд.

Но одна или несколько задач часто остаются открытыми, потому что я всегда планирую чуть больше: вдруг успею, а если нет — у меня всегда есть что перенести на следующий день. Отношусь к этому совершенно спокойно. Я знаю, что я максималист по своим планам, а значит, просто живу полной жизнью, и мне всегда есть чем заняться.

Раньше такое было, что надо быстрее закрыть все дела, и я не могу расслабиться, пока не уверена, что весь туду-лист выполнен. Сейчас отношусь проще. Бывают какие-то напряжённые звонки или моменты в работе, о которых я могу думать и в нерабочее время, как это всё разрулить. Но это случается редко.

Ощущение, что дела не завершены или какие-то задачи остались открытыми, я очень не люблю. Наоборот, люблю сделать всё и видеть, что на сегодня все галочки в квадратиках заполнены — я свободна, и дальше у меня открывается портал: что делать, когда в календаре нет дел. Это очень интересное состояние, в нём много что можно себе разрешить, придумать.

Недавно я осталась в пустой квартире и спонтанно записала видео с собой в главной роли — ходила по пустым стенам и рассказывала историю того, что здесь происходило. Просто высвободилось время, и я поймала импульс. Мне кажется, важно не забивать день настолько плотно, чтобы в нём совсем ничего не оставалось. Важно оставлять пустоту. Сейчас я начала это ценить и этим пользоваться, и это даёт другое качество жизни.

Думаю, такой принцип работы подходит людям с СДВГ или близким к нему. Здесь должно быть комфортно переключаться в течение дня, менять работы, проекты, компании. Не всем это подходит, и я прекрасно понимаю людей, которые вообще так не могут. А для нас это, наверное, легко.

У меня, кстати, никогда не было выявленного СДВГ, но очевидно, он у меня есть. Потому что мне так интересно, мне так легко.

Поэтому настройка у меня одна: должен быть интерес, должен быть драйв. Если драйва и интереса нет — значит, что-то идёт не так, и нужно поменять то, чем ты занимаешься.

Смотреть на дедлайны очень пристально и с вопросом: «это адекватно вообще?»

Календарь планирования на месяц, неделю и день с чётким пониманием, что я сейчас делаю и почему. Плюс матрица Эйзенхауэра, которая помогает отделить важное от неважного, срочное от несрочного.

Именно она научила меня начинать утро не со срочных дел, а с несрочных, но больших — с дела, которое делишь на кусочки и делаешь месяц, два, а может быть, год: диссертация или книга. Под такое лучше всего выделять утренние час-два, пока не поглотила рутина.

Дисциплина.

Очень понятные инструменты, которые наполняют, восстанавливают и приносят радость в жизнь. Потому что без конца хардворкить, достигать и добиваться, даже если развиваешь что-то интересное, сложно.

Поэтому я бы советовала уделять большое внимание физическому восстановлению, физической нагрузке и дисциплине.

Адекватно планировать свой день, не впихивать в него то, что по времени охватить невозможно. Реально рассчитать, сколько займёт ответ на сообщение, один текст, один имейл, один созвон.

У меня есть привычка: когда я иду за дочкой в садик, я не достаю телефон. Это мои полчаса прогулки, я выхожу заранее и настраиваю себя, что сейчас переключаюсь. Я не могу забежать в садик сразу после созвона и моментально оказаться с этими бесконечными «почему». Поэтому я оставляю люфт между ролями — особенно это заметно, когда перехожу из роли работающей женщины в роль мамы.