Как все успевать?

Есть жёсткая структура: на неделю выделены дни и часы под конкретных клиентов. С кем-то это 2 часа в неделю, с кем-то 5 часов в день. Для новых клиентов закладываю больше часов, для постоянных — меньше.

Планирование делаю понедельно.

У меня всё настроено максимально гибко. Есть планирование на год, на месяц, на неделю, но жёстких дней под роли нет. Иногда я понимаю, что какая-то из ролей будет занимать всё моё время — например, в командировках у меня в основном идут выступления и преподавание, и всё остальное я деприоритизирую, чтобы сфокусироваться на главном.

Возвращаюсь из командировки — и на первый план выходят другие роли: провожу встречи, продолжаю свои проекты. А в полёте, когда на дорогу уходит по десять часов, я очень часто пишу книгу. Так что мой день складывается из таких гибких блоков.

У меня не совсем традиционный случай: я не перманентно соединяю корпорацию с чем-то ещё, у меня всё более гибко. Основную часть времени и приоритет всё равно занимает моя главная деятельность, закупки в корпорации. Для меня это тоже выбор: я пока выбираю, что корпорация для меня приоритетна. Нет такого, что каждый день пишу пост в канал или ещё что-то, я смотрю по своей нагрузке. Вижу, что в четверг, допустим, встреч по работе не так много, и выделяю какое-то количество часов на свои сайд-проекты. Сейчас это канал, свой личный сайт, раньше был груминг-салон. То есть я выделяю время, исходя из загрузки по основной работе. Много времени на сайд-проекты уходит и вне рабочего времени: например, мы сейчас обсуждаем с партнёром создание международного комьюнити, и все наши встречи проходят по воскресеньям, прям полдня воскресенья выделяем на синк. Так что жёсткой структуры вроде «15% рабочего времени ежедневно под свои задачи» у меня нет, всё зависит от того, насколько я разгружена по основной работе.

Моё основное правило — я всё сразу выгружаю в календарь. Он набит встречами и проектами вплоть до декабря, есть даже дела на 2027. У меня привычка мыслить наперёд и проектно: если хочу чего-то добиться, разбиваю это на этапы, заранее закидываю каждый в календарь — и больше не держу в голове.

Много ресурса занимают ответы на сообщения, поэтому я жёстко выделяю себе ежедневные слоты только на переписку и стараюсь делать это сфокусированно, а не сидеть в телефоне весь день.

Есть среда — целый день только на канал: ухожу в коворкинг, пишу тексты, верстаю контент-план, занимаюсь продвижением. Отдельно всё, что связано с европейскими проектами: ищу площадку для кемпа, общаюсь с клиентами на португальском или английском. В эти моменты стараюсь не переключаться между языками, иначе начинаю плохо говорить на всех сразу.

На свои сайд-проекты времени очень мало — полноценный день выделить не удаётся. Обычно это пара часов вечером несколько раз в неделю: книга или монтаж чего-то не ради охватов, а как творческое высказывание. Такое невозможно вместить в календарь, поэтому иногда просто отдаюсь порыву и работаю до ночи — благо есть кому подхватить дочку.

Переключаюсь легко. Единственное — в собственных проектах между сессиями бывают большие перерывы, и тогда приходится отматывать время назад.

Тут очень помогают AI агенты: все встречи записываю, прогоняю через AI инструменты, в Claude есть папки под разные проекты со всей историей.

В загруженные дни бывает непросто, когда между разными встречами и контекстами нет даже пяти минут. Поэтому я стараюсь оставлять между встречами 10–15 минут, чтобы переключиться: выпить чашку чая, подышать, посмотреть куда-то за горизонт, заземлиться и перевести сознание из ментальных и эмоциональных процессов в тело.

Короткие медитации и заземление — это то, что протягивает для меня нить спокойствия. В принципе, 5–10 минут достаточно, и я готова ментально вовлекаться в другую историю. Само переключение даётся легко.

Тяжело бывает после очень плотного дня в целом — и неважно, была это одна роль или много, одно дело или много дел. Когда когнитивная загрузка интенсивная, без перерывчиков не обойтись.

Тяжело не даётся вообще, мне комфортен мультитаскинг. Наоборот, некомфортно, когда у меня только одна задача. Могу провести созвон по работе, а потом сесть изучать рынок недвижимости в Москве, я сейчас планирую продать квартиру. Посидела, поизучала до следующего рабочего звонка.

У меня нет проблем с переключением. Даже на встречах, где я не лидирую, а просто присутствую, слушаю и отвечаю на вопросы, я могу параллельно писать имейл по своему сайд-проекту или отвечать в телеграме на запросы. Для меня мультитаскинг это натурально.

Мне помогает жёсткий тайминг. Например, в первой половине дня у ребёнка садик — значит, в первой половине дня я работаю и выбираю, над чем именно сегодня. Ещё у меня есть предоплаченные занятия с тренером два раза в неделю, вокруг них тоже строится рутина: этот день я посвятила тренировке, потом поработала. А после четырёх, когда садик заканчивается, я фуллтайм мама, и здесь без компромиссов — стараюсь лишний раз не отвечать по работе. Если ничего срочного, я не ухожу в телефон или компьютер при дочери и стараюсь проводить с ней время полноценно. Она и так в садике довольно долго, и мне хочется уделить ей внимание.

Иерархию определяю сама, и она простая: у кого больше контракт, кто больше платит — тот получает больше приоритета.

Мой личный проект всегда остаётся позади: там денег нет. Если приходят денежные клиенты, свои проекты приходится откладывать.

Иерархия у ролей есть, но она подвижная: в разные моменты приоритет может отдаваться то одному, то другому. Дедлайны как раз и заставляют меня приоритизировать задачи, поэтому я стараюсь, чтобы они не сталкивались. Если это всё же происходит, разношу задачи по времени и всегда стараюсь, чтобы это минимально задевало других людей.

Постоянной «главной» роли у меня нет. Но там, где нет обязательств перед другими, например в работе над книгой, я позволяю себе долгие отвлечения. Просто для этого должны быть ресурс и время.

Как я уже сказала, корпоративная работа для меня приоритет. Всем остальным я занимаюсь тогда, когда основные рабочие задачи закрыты.

С дедлайнами проще: я устанавливаю их сама — и для себя, и для команды. Я уже научилась адекватно оценивать своё время и стараюсь не накладывать важные события и проекты один на другой. Иногда я осознанно отказываюсь от проектов.

Например, сейчас я в Петербурге, и впервые за 13 лет решила не проводить фестиваль, т.к. понимаю, что меня не хватит одновременно на продажу квартиры, на качественное время с семьёй и на фестиваль, который отнимет большую часть времени.

Сама руками всегда делаю стратегию и набор команды.

Операционные задачи делегирую.

Взаимодействие с фаундерами и отчётность — всё это делаю сама.

Я очень люблю делегировать и стараюсь передавать всё, что другие люди могут сделать за меня. Себе оставляю креативные задачи и то, что могу сделать только я, например исследовательские задачи. Всё, что уже отработала и превратила в алгоритм, оформляю в конкретную схему и передаю другому человеку.

Пока отвечала на этот вопрос, поняла: больше всего я люблю заниматься творческими задачами и чем-то новым.

У меня такие сайд-проекты, что делегировать особо некому, команды нет. На примере груминг-салона: все коммерческие договорённости я брала на себя, потому что я в этом сильна, проведение переговоров, понимание и расчёт ценности.

А делегировала операционные вещи: съездить сделать смету помещения, отслеживать статус поставок (мы заказывали оборудование в Китае, и оно долго шло). Всё, что не связано с коммерцией и деньгами.

Деньги я всегда веду сама: просчитываю бюджеты, бизнес-планы, езжу на переговоры.

Мне важно не столько делегировать, сколько заручиться поддержкой. Например, я настраиваю таргет в Telegram, и у меня есть таргетолог, с которым мы тестируем гипотезы: созваниваемся, ищем правильные слова, картинки.

Очень важно иметь с кем-то диалог — не столько ради того, чтобы кто-то сделал за меня, сколько чтобы мы делали вместе. Поэтому я даже не могу сказать, что делегирую. Я нанимаю людей, чтобы вместе с ними подумать и обсудить. Я плачу таргетологу, плачу коучу, плачу театральному драматургу, с которым сейчас обсуждаю идею своей пьесы.

И всё это работает на меня как диалог, когда мне что-то очень нужно: в общении у меня рождается больше идей. Когда есть договорённость с человеком, с которым я поговорила, мне проще выстроить план, чем когда я варюсь в собственном соку.

Границы между своим проектом и чужими — самая сложная задача.

Пока приоритизация строится от заработка, мой проект всегда позади, и занимаюсь я им плотно только когда есть перерыв в проектах.

Думаю, как поменять это в будущем.

У меня ничего регулярно не ломается. Границы существуют: найм — это мои жёсткие обязательства, и я всегда их выполняю. При этом у меня есть и собственные обязательства, и их я тоже стараюсь выполнять. Получается строить день так, чтобы заполнять его делами и оставлять свободное время на социальную жизнь и общение с близкими.

Где ломаются? Есть у меня склонность уделять меньше времени отдыху: закончив одну работу, я просто переключаюсь на другой вид деятельности. Так что чёткой границы между работой и жизнью у меня не наблюдается.

Честно говоря, я не очень понимаю, что значит резкая граница между ними. Если работой считать только то, за что платят деньги, а активности, которые радуют, работой не считать — не знаю, правильная ли это граница. Для меня работа — это тоже жизнь, просто в ней много разных активностей: за какие-то мы получаем деньги, за какие-то нет. Если работа приносит радость, значит, это тоже жизнь.

Границы у меня не ломаются. Возвращаясь к тому, с чего я начала: есть приоритет, есть всё остальное, это правило номер один. Держать их помогает приоритизация и дисциплина. Мне очень комфортно в дисциплине, на 100% фрилансером мне было бы сложно.

Мой день выглядит так: встаю в 7 утра, обязательно делаю зарядку, мне нужно разбудить тело, я не могу начать день без физической встряски. Потом завтрак, потом выхожу выпить кофе, тоже утренний ритуал. С 9 начинаются звонки. Первую половину дня стараюсь отдавать звонкам, потому что они легче даются мне с утра, а задачи, требующие умственного погружения, оставляю на вторую половину. Например, сейчас у нас запускается один digital инструмент, и я его препарирую по слоям: что он даёт, как адаптировать, какая ценность. Это не та задача, что решается за полчаса, на неё я могу потратить три часа.

Дальше обязательный спорт и обязательные плюшки в течение недели: массаж, ужин с друзьями в классном месте, поездка на океан. Что-то, чего я жду и от чего точно получу эстетическое или телесное удовольствие. Я всегда себя награждаю. Не может быть недели, когда я не сделала бы что-то для себя, это часть моей дисциплины и восстановления.

Сон для меня тоже важен: стараюсь ложиться до одиннадцати, не трогаю телефон за два часа до сна, сплю в маске, в полной темноте. Могу целый вечер вообще не брать телефон в руки, читаю, смотрю фильм или иду гулять к набережной. С пятницы на субботу высыпаюсь, в субботу почти всегда иду на долгую йогу, а потом продолжительно завтракаю с друзьями, это наша традиция, она меня якорит и наполняет. Дисциплина ведь не только про страдание, это просто набор ритуалов. И ритуалы, по-моему, недооценённая возможность.

Границы между работой и жизнью на самом деле помогает выстраивать сама жизнь: в ней довольно ограниченное количество времени. Этот пресловутый баланс мне помогают соблюдать выбранные приоритеты и налаженная — и, что важно, предоплаченная рутина. У меня есть сотрудник, с которым мы созваниваемся каждую среду по каналу. Есть два раза в неделю португальский, два раза в неделю тренировки. С этого я не сольюсь, и это уже те точки, вокруг которых я выстраиваю остальные дела.

Например, я хочу встретиться с подругой и говорю: смотри, у меня в 11 тренировка, потом зубной, потом надо поработать, а вечером я на спектакле. Времени вроде бы нет — но давай, если ты готова, перед тренировкой мне нужно плотно позавтракать, хочешь, сделаем это вместе. И я совмещаю. Или гуляю с дочкой и приглашаю кого-то составить нам компанию на прогулке. А выделить целый вечер просто на вечеринку — это должна быть очень классная вечеринка и классная компания. Если же это встреча с дальним знакомым или с тем, с кем у нас нет общего проекта, просто поболтать о том о сём, — я предпочту совместить, и ничего зазорного в этом не вижу.

В течение дня прикидываю, сколько важного сделано, определяю приоритеты на следующий день. Если что-то не сделано — отношусь легко, переношу.

Железное правило: никогда не работать по вечерам и ложиться спать вовремя.

В выходные могу поработать, если в течение недели дни выпали из-за личных дел.

Я люблю, когда дела завершены. Веду календарь задач, пишу списки и очень люблю вычёркивать сделанное — тогда я вижу, что действительно молодец и продвигаюсь вперёд.

Но одна или несколько задач часто остаются открытыми, потому что я всегда планирую чуть больше: вдруг успею, а если нет — у меня всегда есть что перенести на следующий день. Отношусь к этому совершенно спокойно. Я знаю, что я максималист по своим планам, а значит, просто живу полной жизнью, и мне всегда есть чем заняться.

Раньше такое было, что надо быстрее закрыть все дела, и я не могу расслабиться, пока не уверена, что весь туду-лист выполнен. Сейчас отношусь проще. Бывают какие-то напряжённые звонки или моменты в работе, о которых я могу думать и в нерабочее время, как это всё разрубить. Но это случается редко.

Ощущение, что дела не завершены или какие-то задачи остались открытыми, я очень не люблю. Наоборот, люблю сделать всё и видеть, что на сегодня все галочки в квадратиках заполнены — я свободна, и дальше у меня открывается портал: что делать, когда в календаре нет дел. Это очень интересное состояние, в нём много что можно себе разрешить, придумать.

Недавно я осталась в пустой квартире и спонтанно записала видео с собой в главной роли — ходила по пустым стенам и рассказывала историю того, что здесь происходило. Просто высвободилось время, и я поймала импульс. Мне кажется, важно не забивать день настолько плотно, чтобы в нём совсем ничего не оставалось. Важно оставлять пустоту. Сейчас я начала это ценить и этим пользоваться, и это даёт другое качество жизни.

Такой формат подходит людям с СДВГ или близким к нему — должно быть комфортно переключаться в течение дня.

Настройка одна: должен быть интерес и драйв.

Если их нет — что-то идёт не так, и нужно поменять то, чем занимаешься.

Это самый сложный вопрос. Наверное, всё-таки календарь планирования на месяц, неделю и день с чётким пониманием, что я сейчас делаю и почему. Плюс матрица Эйзенхауэра, которая помогает отделить важное от неважного, срочное от несрочного.

Именно она научила меня начинать утро не со срочных дел, а с несрочных, но больших. С дела, которое делешь на кусочки и делаешь месяц, два, а может быть, год: писать диссертацию или книгу. Если у вас есть такое дело, лучше всего выделять под него утренние час-два, пока не поглотила рутина. Это, наверное, самое главное: начинать с важного, но несрочного, и отдавать ему утренние часы.

Дисциплина.

Очень понятные инструменты, которые наполняют, восстанавливают и приносят радость в жизнь. Потому что без конца хардворкить, достигать и добиваться, даже если развиваешь что-то интересное, сложно.

Поэтому я бы советовала уделять большое внимание физическому восстановлению, физической нагрузке и дисциплине.

Эта настройка, наверное, самая ценная и главная: адекватно планировать свой день, не впихивать в него то, что по времени охватить невозможно. Самое ценное — реально рассчитать, сколько займёт ответ на сообщение, написание одного текста, одного имейла, один созвон. Это всё функция от времени: сколько ты можешь успеть.

У меня есть привычка: когда я иду за дочкой в садик, я не достаю телефон. Это мои полчаса прогулки, я выхожу заранее, ничего в это время не планирую и настраиваю себя, что сейчас переключаюсь. Я не могу забежать в садик сразу после созвона и моментально оказаться с этими бесконечными «почему» — это совсем другое качество времени и моего состояния, если я к нему подготовилась. Поэтому я оставляю люфт: когда переключаюсь между ролями, оставляю промежуток, чтобы немного сонастроиться со следующей. Особенно это важно и заметно, когда перехожу из роли работающей женщины в роль мамы.